NIR · recepție din factură · cost mediu ponderat
NIR: ce înseamnă și cum îl completezi.
Model și exemplu de recepție.
NIR este denumirea uzuală pentru nota de recepție și constatare de diferențe, numită și notă de intrare-recepție. Documentul consemnează recepția bunurilor și, după caz, diferențele constatate față de documentele furnizorului. Mai jos găsești un exemplu completat, un fișier Excel și verificările de făcut înainte de confirmarea recepției.
Vezi modelul completat · Descarcă modelul Excel · Întrebări despre NIR
Model de NIR și un exemplu completat
Nota de recepție și constatare de diferențe are codul 14-3-1A în OMFP 2634/2015. Tabelul de mai jos este un exemplu didactic de linii de recepție, nu un formular universal gata de semnat. Adaptează documentul la procedurile firmei și la elementele necesare operațiunii, împreună cu contabilul. Vezi normele specifice pentru documentele financiar-contabile.
| Nr. | Denumirea bunurilor | U.M. | Cant. din documente | Cant. recepționată | Diferență | Preț unitar | Valoare | TVA |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Piept de pui refrigerat | kg | 20 | 19,4 | −0,6 | 24,50 | 475,30 | 11% |
| 2 | Chifle burger, 4 buc/pachet | pach. | 60 | 60 | 0 | 4,20 | 252,00 | 11% |
| 3 | Cartofi congelați 2,5 kg | pach. | 24 | 24 | 0 | 18,90 | 453,60 | 11% |
| 4 | Ulei floarea-soarelui 10 l | buc | 4 | 4 | 0 | 89,00 | 356,00 | 11% |
| 5 | Ambalaje burger, carton | buc | 500 | 500 | 0 | 0,38 | 190,00 | 21% |
| TOTAL | 1.726,90 | |||||||
În prima linie, documentul furnizorului arată 20 kg, iar recepția fizică 19,4 kg: diferența este −0,6 kg. Exemplul calculează 19,4 × 24,50 = 475,30 lei pentru cantitatea primită. Acest calcul nu modifică singur factura sau suma datorată furnizorului. Consemnează diferența și stabilește documentele de clarificare sau corecție cu furnizorul și contabilul. Totalul afișat este suma valorilor liniilor, fără TVA.
Descarcă modelul de NIR (.xlsx)
Fișierul are două foi: una necompletată, de listat sau completat pe calculator, și exemplul de mai sus. Totalul e formulă, deci se recalculează singur.
Ce verifici înainte să confirmi NIR-ul
Documentul și gestiunea
Verifică furnizorul, numărul și data facturii sau avizului, gestiunea în care intră marfa și dacă documentul a mai fost importat. Aceeași livrare nu trebuie înregistrată de două ori.
Cantitatea și unitatea
Compară marfa primită cu documentele. Verifică transformarea dintre bax, pachet, bucată, kilogram sau litru. De exemplu, 60 de pachete cu 4 chifle înseamnă 240 de bucăți pentru o evidență pe bucată.
Valorile și diferențele
Verifică prețurile, reducerile și taxele conform documentelor, apoi consemnează lipsurile sau alte diferențe. Păstrează legătura dintre recepție, documentul furnizorului și eventualele corecții.
Importul din e-Factura sau extragerea din PDF ajută la preluarea datelor, dar nu confirmă că marfa a sosit în cantitatea și starea din document. Verificarea fizică rămâne parte din recepție. Urmărește apoi mișcările în gestiunea stocurilor.
Ce te încurcă azi
Aceeași factură, tastată de două ori
O dată în programul de contabilitate, o dată în gestiune. Două introduceri înseamnă două ocazii de greșeală și două evidențe care, peste o lună, nu mai spun același lucru.
Costul ingredientului rămâne cel de anul trecut
Dacă recepția nu recalculează costul, rețetele merg mai departe pe prețuri vechi. Food cost-ul arată bine pe hârtie și prost în cont, iar diferența se vede abia la inventar.
Recepția se face „când am timp”
Marfa intră în frigider înainte să intre în stoc. Până se face NIR-ul, stocul scriptic și cel real sunt două lucruri diferite, iar consumul din vânzări scade dintr-un stoc care nu există.
Ce primești
Factura din SPV devine NIR
După ce conectezi contul, facturile de la furnizori se preiau din SPV ANAF, iar importul UBL se transformă în notă de recepție. Nu rescrii pozițiile de mână.
Facturile PDF se citesc automat
Dacă furnizorul îți trimite factura în PDF, datele se extrag automat și ajung în aceeași recepție. Verifici și confirmi, nu tastezi.
Cost mediu ponderat, recalculat la fiecare recepție
CMP-ul se recalculează la fiecare NIR ca medie ponderată, cu precizie de patru zecimale — cât să iasă corect și costurile sub un ban.
Costul nou intră singur în rețete
Noul cost se propagă către toate rețetele care folosesc ingredientul. Food cost-ul se mișcă în aceeași zi cu factura, nu la sfârșit de lună.
De la recepție până la consum
Aceeași marfă e urmărită din NIR, prin stocul pe ingredient, până la consumul din vânzări, casare și inventariere. Fiecare mișcare are un document în spate.
Ce vede contabilul
Balanța de gestiune, food cost-ul și decontul de TVA ies din aceleași documente, iar exportul pentru SAGA se face pe perioada aleasă, cu planul de conturi mapat.
Întrebări despre NIR și recepție
Ce este NIR-ul și de ce contează?
Ce înseamnă NIR în contabilitate?
Trebuie să introduc factura de mână?
Cum se calculează costul după recepție?
Se actualizează și rețetele?
Ce fac cu marfa care se strică sau se pierde?
Contabilul meu lucrează pe SAGA. Merge?
NIR-ul e obligatoriu la fiecare recepție?
Ce trec în NIR când cantitatea primită diferă de cea facturată?
Cine semnează NIR-ul?
Vezi o recepție făcută dintr-o factură reală
Cere un demo de 30 de minute și îți arătăm o factură de la furnizorul tău transformată în NIR, cu costul recalculat și food cost-ul mișcat în aceeași zi.
Programează un demoVezi și e-Factura în SPV ANAF, declarațiile e-Transport, gestiunea, registrul de risipă alimentară sau ce cere SAF-T de la NIR-uri.